achizitie_publica_08-12-2015_Cerere de oferte pentru servicii de audi.pdf

"ROMANIR TTTT E TTTT JUDETUL IAŞI a - PRIMARIA COMUNE! peru Ee MIROSLAVA & AY Net BIROU ACHIZITII PUBLICE , d ! Se aprobă Primar =Darr-NITA Cerere de oferte + (gaa - N Pentru SERVICII DE AUDIT (CS 9) a "el S pentru proiectul retrospectiv „Extindere sistem de alimentare cu apa potabilă Ko nia" Miroslava, judetul lasi", cod SMIS-CSNR: 59543 Lost ANE ! Către operatorii economici interesati, ' Unitatea administrativ - teritorială Comuna Miroslava, judeţul lasi, judeţul lagi, telefon 0232 295 , 680, fax 0232 236 860 reprezentată legal prin Dan Nita, tn calitate de primar, in conformitate cu prevederile art: 19 din OUG nr. 34/2006, privind atribuirea contractelor de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrări publice si al contractelor de concesiune de servicii, cu modificările si completările ulterioare, achizitioneaza prin cumpărare directă SERVICII DE AUDIT pentru proiectul „Extindere sistem de alimentare cu apa potabilă in comuna Miroslava, judetul lasi", COD CPV : . 1. OBIECTUL ACHIZIŢIEI | ! 1.1. Informatii generale . - Obiectul achiziţiei serviciilor privind Auditului Proiectului,EXTINDERE SISTEM DE ALIMENTARE CU APĂ POTABILĂ ÎN COMUNA MIROSLAVA, JUDEŢUL IAŞI", este verificarea de catre auditorul financiar a cheltuielilor si documentelor justificative privind decontările aferente implementării proiectului prin proceduri specifice, precum si transmiterea către Beneficiar a . ' Rapoartelor intermediare şi anuale. Verificarea constă in examinarea de către Auditor a informaţiilor factuale privind platile efectuate către contractori in conformitate cu clauzele contractelor de achizitii publice si a modului de includere a acestora in cererite de rambursare, conform clauzelor contractului de finantare. Proiectul .EXTINDERE SISTEM DE ALIMENTARE CU APA IN COMUNA MIROSLAVA, JUDETUL IASI' vizează alimentarea cu apa potabilă a localititilor din comuna Miroslava: Cornesti, Proselnici, Dancaş, Miroslava - zona nord, Gaureni, Uricani si Valea Ursului, care va avea drept rezultat conectarea la sistemul de apa potabilă a cetatenilor, agentilor economici si institutiilor din aceste - localitati, in contextul Axei Prioritare 1 a POS Mediu. 1.2 Părţile implicate: "Beneficiarul' acestui contract este Unitatea administrativ - teritorială Comuna Miroslava, care implementează proiectul finanţat din POS Mediu, conform clauzelor din contractul de finantare incheiat cu AM POS Mediu avand nr. 18368 din 02.12.2015 SMIS-CSNR: 59543. Acesta are calitatea de Autoritate Contractantă pentru toate contractele de lucrări si servicii incluse in Contractul de Finantare precum si pentru prezentul Contract de Servicii. : Autoritatea de Management (AM) este direcţie generală in cadrul Ministerului Fondurilor Europene (MFE) si este structura responsabilă pentru gestionarea programului operational. Ea asigura ! coordonarea şi managementul general al POS Mediu. Organismul Intermediar (Ol) pentru Programul Operaţional Sectorial Mediu Regiunea Nord-Est Bacau este structura din cadrul Ministerutui Fondurilor Europene care . îndeplineşte atributiile delegate de Autoritatea de Management vizavi de relatia cu beneficiarii. Acţionează ca interfaţă intre AM si beneficiari. Prestatorul / Auditorul va fi ofertantul declarat câştigător in urma desfăşurării procedurii de achizitie publica $i va fi responsabil pentru realizarea tuturor cerintelor formulate in prezenta cerere de - 2, CERINTE , 2.1 Responsabilitatile partilor contractante ) = Beneficiarul, in procesul de implementare a proiectului, este responsabil de efectuarea platilor catre contractori, in conformitate cu termenii si conditiile contractelor de achiziţii publice din - cadrui proiectului şi cu emiterea cererilor de rambursare (CR) a cheltuielilor eligibile efectuate ! : în cadrui proiectului, potrivit clauzelor contractului de finanţare şi transmiterea acestora la : - OAM POS Mediu in vederea autorizării si plăţii cheltulelilor eligibile. . = Beneficiarul se angajează să puna la dispozitia auditorului informatiile si documentele pe care acesta le solicită in vederea emiterii raportului sau. = "Auditorul" este persoana fizică sau juridică, autorizata potrivit legislaţiei in vigoare de către Camera Auditorilor Financiari din Romania (CAFR). " Auditorul este responsabil pentru auditarea modului de implementare a Proiectului, a procedurilor operationale si a platilor efectuate in cadrul Proiectului si de emiterea către Beneficiar, a unor rapoarte de audit intermediare si un Raport anual, precum si a unui Raport Final pentru proiectul" EXTINDERE SISTEM DE ALIMENTARE CU APA POTABILA IN - COMUNA MIROSLAVA, JUDEŢUL IASI". Prin agrearea acestei cereri de oferte auditorul confirmă că îndeplineşte următoarele condiţii: - este membru al CAFR care este la rândul său membru al Federaţiei Internationale a Contabililor (IFAC). - Respecta prevederile HG 433/27.04.2011 pentru aprobarea Regulamentului de organizare si functionare a Camerei Auditorilor Financiari din Romania si ale art.9 din OUG. 75/1999, - privind activitatea de audit financiar, republicata, referitoare la independenta auditorului si incompatibilitatii 3. Scopul contractului - analizarea din punct de vedere al legalităţii si corectitudinii procedurale a tuturor acţiunilor (financiare si tehnice) derulate in cadrul proiectului EXTINDERE SISTEM DE ALIMENTARE CU APA POTABILĂ IN COMUNA MIROSLAVA, JUDETUL IASI"(denumit in continuare Protect}, conform legislaţiei nationale, europene si a instructiunilor specifice programelor POS MEDIU. - informaţiile financiare si nonfinanciare vor fi supuse verificării de către auditor, pentru a se studia : legalitatea, exactitatea si eligibilitatea acţiunilor de implementare a proiectului; - contractantul va verifica modul de efectuare a cheltuielilor, corectitudinea actiunilor manageriale si - : eligibilitatea activitatilor tehnice; 4 - contractantul va verifica dacă sistemul de contabilitate al proiectului (evidente, registre si rapoarte financiare) utilizează conturi analitice distincte, fiind in conformitate cu legislaţia nationala in vigoare; - Prin audit se vor obţine, pe baza verificărilor, dovezi suficiente in vederea exprimării unei opinii asupra realitatii, legalității si conformităţii cheltuielilor efectuate de Beneficiar in cadrul proiectului EXTINDERE SISTEM DE ALIMENTARE CU APĂ POTABILĂ ÎN COMUNA MIROSLAVA, JUDEŢUL IASI', sub aspectul: * Realitatii - se verifică daca cheltuielile prevăzute in cererile de rambursare au fost plătite; * Regularitatti - se verifică daca cheltuielile prevazute in cererile de rambursare sunt corecte si au fost solicitate cu respectarea procedurilor; * Eligibilitatii - se verifică daca cheltuielile prevazute in cererile de rambursare au fost efectuate : in conformitate cu prevederile Contractului de finantare, legislaţiei nationale si comunitare in . vigoare si sunt insotite de documente justificative. - - contractantul va verifica daca activitatile (financiare si nonfinanciare) s-au facut în interesul proiectului si că acestea sunt corecte si eligibile. rm 4. Motivul contractului Beneficiarul este obligat să depuna Autorităţii de Management, rapoarte financiare privind implementarea proiectului, in conformitate cu prevederile contractului de finantare. Raportul final întocmit de auditor se va depune la O/AM POS Mediu dupa efectuarea ultimei plati către contractorii din cadrul proiectului, in limita duratei de implementare a Contractului de finantare. 5 Tipi ŞI âbiectivul contractutui OUTT Obiectivul contractului este verificarea de către auditorul financiar a implementării proiectului prin proceduri specifice, precum st transmiterea către Beneficiar a raportului constatărilor factuale cu privire la procedurile agreate executate, platile efectuate in cadrul contractelor de achizitii publice si corectitudinea includerii acestora în cererile de rambursare. Verificarea constă in examinarea de către Auditor a informatiilor factuale privind plăţile efectuate către - contractori in conformitate cu clauzele contractelor de achiziţii publice si includerea acestora in -cererile de rambursare, conform clauzelor contractului de finantare. r 6. Standarde şi Etică Auditorul va îndeplini acest angajament în conformitate cu: * Standardul international privind Serviciile Conexe 4400 (,ISRS") Angajamente pentru realizarea procedurilor agreate privind informatiile financiare emis de catre IFAC si adoptat de către CAFR; = Codul elic emis de către IFAC si adoptat de către CAFR. = HG nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate in cadrul operatiunilor finantate prin programele operationale, cu modificarile si completările ulterioare; = Ordinul 1415/2008 privind aprobarea listei cheltuielilor eligibile pentru proiectele finantate in cadrul Programului operational sectorial "Mediu" 2007 - 2013 = Legislatia si reglementarile aplicabile 7. Planificare. Proceduri, documentatie si probe Contractantul isi va planifica activitatea astfel încât să poată realiza o verificare amanuntita si eficienta a Cheliuieliior si acţiunilor tehnice de implementare a Prolectului, avand ca baza de analiza pentru întocmirea raportului, procedurile specificate pentru Axa prioritara 1 POS MEDIU. 8. Conţinutul activitatii de auditare Pe parcursul activitatilor desfăşurate, auditorul va realiza următoarele: , NENR - intocmirea unui raport de auditare a cheltuielilor; - întocmirea opiniei de audit asupra situaţiilor financiare in conformitate cu principiile contabile general acceptate si cu cerintele finanţatorului; - verificarea corectitudinii si conformităţii cu regulile POS MEDIU si Contractul de finantare, a tuturor „ cheltuielile declarate de Beneficiar în rapoartele financiare (cereri de rambursare a cheltuielilor elc.); - obtinerea de probe adecvate si suficiente pentru a putea elabora raportul constatărilor factuale: : - verificarea evidentelor contabile ale Beneficiarului si a arhivei prolectului privind conformitatea cu regulile de păstrare a înregistrărilor, precum si cu regulile contabile specifice contractului de finaniare; - - conformitatea cheltuielilor efective cu bugetul proiectului; - verificarea cheltuielilor si prezentarea in cadrul Raportului de audit a tuturor excepţiilor ce rezulta din - aceasta verificare - verificarea tuturor informatiilor din Cererile de Rambursare a Cheltuielilor si reconcilierea acestora cu - sistemul de contabilitate si înregistrările Beneficiarului (ex: balanta de verificare, înregisirări din ' conturile analitice si sintetice); - verificarea încadrării sumei totale solicitate la plata de beneficiar in suma maxima prevazuta in contractul de finanţare, precum si încadrarea sumelor pe categoril de cheltuieli; - - verificarea corectitudinii înregistrării pe categorii a cheltuielilor pentru o tranzactie sau actiune; - examinarea regulilor de achizitii publice aplicate pentru fiecare categorie sau tipuri de cheltuieli, Contractantul va verifica dacă Beneficiarul este in conformitate cu astfel de reguli si daca cheltuielile in cauză sunt eligibile; - analizarea documentelor de angajare (contracte de munca, fise de post, tarife salariale etc.) si a modului de salarizare a personalului ce implementează proiectul; - analizarea privind justificarea prin facturi si ordine de plata aferente sau alte documente contabile cu ! valoare justificativă echivalentă, a cheltuielilor efectuate de către beneficiar: - analizarea asumării de către Beneficiar a cheltuielilor; - confruntarea cheltuielilor cu conturile special desemnate si cu bugetul proiectului; - verificarea corelaţiei dintre sumele alocate si rezultatele obtinute in cadrul proiectului; - faportarea detaliata privind situatia constatată si elaborarea unor măsuri ce se impun pentru solutionarea aspectelor neconcordante. 9. Raportarea În Rapoarte, Auditorul trebuie să descrie scopul, procedurile agreate si constatările factuale ale acestui angajament, in detalii suficiente, astfe! încât să permită Beneficiarului si AM POS Mediu să inteleaga rm natura si complexitatea procedurilor realizate de către auditor, cat si constatarile factuale raportate de 9.1. Rapoartele anuale Trebuie emise de către Auditor către Beneficiar si trebuie să acopere toate Cererile de Rambursare (CR) transmise de Beneficiar la Ol / AM in anul anterior. Raportul final trebuie sa cuprinda toate cererile de rambursare neverificate de auditor pana la acea data. ! Pentru scopul acestor verificări, anul înseamnă anul calendaristic. 10. Durata contractului Durata contractulut va fi din momentul semnării contractului de către ultima dintre parti si pana la finalizarea contractului de finantare si depunerea cererii de rambursare finale. Data limita de implementare a proiectului este 31.12.2015. 11. Facilitati pentru desfasurarea misiunilor de audit: a, Facilitati puse Ia dispozitie de autoritatea contractanta: Deoarece locul desfășurării misiunii de audit este sediul autoritatii contractante, aceasta va pune la dispozitia auditorului un spatiu corespunzator pentru desfasurarea activitatii echipei de audit. Beneficiarul va asigura Prestatorului, prin UIP, toate informaţiile si / sau documentele considerate necesare pentru buna desfăşurare a activitatit auditorului privind verificarea cheltuielilor aferente implementării proiectului. b. Facilitati puse la dispozitie de Auditor: Pe durata desfasurarii contractului, Auditorul va raspunde si va suporta cheltuielile pentru urmatoarele: - asigurarea de echipamente de birotica, echipamente (hard si soft}, consumabile necesare derulării activitatilor de birou; - asigurarea cheltuielilor aferente comunicaril (fax, e-mail, telefon, telefon mobil); : ' - asigurarea costurilor aferente multiplicarii si imprimării documentelor; . - intrucat limba oficiala a Proiectului este romana, tofi membrii echipei prestatorului trebuie sa posede un bun nivel de cunoastere al acesteia. Prestatorul poate utiliza si experti care sa lucreze in alte limbi, cu conditia sa aibă suficienti traducători competenti pentru traducerea in limba romana. In plus, prestatorul isi va angaja personalul administrativ necesar efectuării activității (secretara, sofer); A -acoperirea cheltuielilor de transport si cazare pentru întreaga echipa (auditori si personal administrativ); , 12, Rezumatul Proiectului Scopul principal al proiectului este extinderea reţelelor de distributie a apei potabile pentru a acoperi comunităţile nedeservite si de a se îmbunătăţi calitatea vieţii locuitoritor din comuna Miroslava, judetul lagi, prin furnizarea de apa potabilă la tarife accesibile si, totodată, îndeplinirea obiectivelor de mediu impuse prin Tratatul de Aderare a României la Uniunea Europeană. Obiectivul general al proiectului îl constituie îmbunătăţirea standardelor de viata si de mediu ale ! populaţiei din Comuna Miroslava, judeţul lasi, prin investiţii in retele de apa potabilă tn satele Corneşti, Proselnici, Dancaş, Mirostava - zona nord, Găureni, Uricani, Valea Ursului. Obiectivele specifice ale proiectului sunt: 1. Asigurarea serviciului de alimentare cu apa potabilă la o presiune adecvata si fara întreruperi in furnizare; N 2. Asigurarea calitatii si disponibilitatii serviciilor de alimentare cu apa, conform principiilor bazate pe maximizarea eficientei costurilor, a calităţii în furnizare si a suportabilităţii populatiei. - Beneficiarii finali ai investiţiei vor fi cei 3871 de locuitori din satele Cornesti, Proselnici, Dancas, Miroslava - zona nord, Găureni, Uricani, Valea Ursului, ce reprezintă 26,45% din totalul de 14630 locuitori ai comunei Mirosiava, judetul laşi. Contractele prevazute prin proiect sunt: - Contract de lucrari Extindere sistem de alimentare cu apa potabilă Comuna Miroslava, judeţul last - Contract de prestări servicii de proiectare - Contract de servicii de dirigentie de şantier - Contract de prestări servicii executie studiu tehnic - Contract de prestări servicii la elaborarea aplicaţiei de finantare si a analizei instituţionale - - Coniractul de servicii de consultanta la implementarea proiectului - Contractul de publicitate pentru proiect - Coniract de Audit independent al proiectului (audit financiar) - Contract de furnizare bunuri necesare funcţionării UIP Valoarea estimată a serviciilor, conform bugetului proiectului cererii de finantare şi a devizului ' general al investiţiei, este 30.126,39 lei fara TVA echivalentul a 6793,94 Euro la cursul Inforeuro din contractul de finantare, 1 euro - 4,4343 lei, Oferta va fi depusă in original la sediul Primăriei Miroslava, judetul lasi. , În cazul în care sunteţi interesat de prestarea serviciilor, vă rugăm să transmiteţi oferta dumneavoastră până la data de 11.12.2015, ora 10.00. În prezentarea ofertei OFERTANTII ~ AUDITORI vor tine cont să abordeze şi să prezinte si „ următoarele informatii (considerate ca fiind cerinte minime): . - 1. Oferta de pret cu o perioadă de valabilitate de minim 30 zile; » 2. Asumarea activitatilor solicitate pentru prestator, conform prezentei cereri de oferte; 3. Certificat constatator emis de Oficiul Registrului Comertulut in raza căruia este situat sediul ofertantului sau echivalent, din care să reiasă că obiectul de activitate al r ofertantului are corespondent in activitatile contractului ;' - 4, Copie conform cu originalul pentru autorizatia emisă de Camera auditorilor financiari . din România (CAFR) Ă 5. Copie după cametul de membru al Camerei Auditorilor financiari din România (CAFR) vizat pe anul 2015 cu mentiunea "activ" : 6. Declaratie pe propria răspundere a auditorului din care să rezulte că acesta nu a fost sanctionat in ultimii 3 ani de către Departamentul de monitorizare si competenta al 7. Declaratia privind neîncadrarea in situatiile prevăzute la art. 691 din OUG nr. 34/2006, cu modificările si completările ulterioare; Lista persoanelor cu functii de decizie in cadrul autoritatii contractante: Primar - Dan V. Nita, viceprimar - Bulibaşa E Vasile, Secretar - Ursanu Ancuta Lenuta, TAPU SARDARIU ADRIAN - sef serviciu tehnic, MILEA IOAN BOGDAN - sef politie locala, membri UIP: IFTIMIE VIOLETA, BUTNARICA ROXANA, BURCUTA ELENA, KAZEMI SAMAD, DELIU MARIUS, LEONTE RAMONA IULIANA, Compartiment audit: Ghilan Mihai, Consilierii locali: Andrian Neculai, Apostol llie, Bulbaşa V. Vasile (viceprimar), Cojocaru Gheorghe, Costin C. llie, Enache Elena, Frunză Florin, Iftimie Gheorghiță, llie Vasile, Lupu Radu, Mertic Constantin, Popa Serafim, Popescu Gh. Anina, Popescu Nicolae, " Tanana V. Mihai, Tunză C. Viorel, Vicol Gheorghe, Vieru Alexandru Mihail Manager de proiect /%Yv\émua VIOLETA Responsabil juridic si neptguli _ BURCUTA fr _ Responsabil financiar , BUTNĂRICĂ ROXANA